LEIA O TEXTO - atividade de leitura, não precisa copiar.
Entrada e Processamento de Pedidos
Semana de 15 á 19 de Junho
Leitura (Além da leitura abaixo ver também Apostila pag. 13, 14 e 15)
O processamento de pedidos representa várias atividades incluídas no ciclo do pedido do cliente. Mais concretamente, as atividades são: a preparação, a transmissão, o recebimento e expedição do pedido e o relatório da situação do pedido. Dependendo do tipo do pedido estas atividades necessitam de um determinado tempo para serem completadas.
Da preparação do pedido fazem parte todas as atividades relacionadas com o levantamento das informações acerca dos produtos e serviços pretendidos e com a sua requisição formal de forma a serem adquiridos. O preenchimento de formulários, a determinação da disponibilidade de estoque e a transmissão de um pedido a um encarregado de vendas podem também fazer parte da preparação do pedido. Com o desenvolvimento da tecnologia, estas atividades estão muito facilitadas, atualmente.
Existem várias ferramentas que são uma grande ajuda tais como: os códigos de barra, que nos dão a descrição dos produtos pretendidos, tais como, o seu tamanho e quantidade; os sites dos fornecedores com informação acerca dos seus produtos ou até a possibilidade de fazer as encomendas online; ou os computadores das empresas, que através do intercâmbio eletrônico de dados, já geram pedidos diretamente para evitar as faltas de stock.
Estas tecnologias vão aos poucos eliminando várias tarefas, que no passado tinham de ser feitas manualmente, tornando o tempo de preparação do pedido mais curto, reduzindo também o tempo de ciclo do pedido do cliente (Ballou, p. 122-123).
TRANSMISSÃO DO PEDIDO:
Quando o pedido já foi efetuado, a primeira atividade a efetuar no ciclo de processamento é a transmissão de informações. Esta atividade passa por transmitir os documentos do ponto de origem para o fornecedor. Esta transmissão pode ser realizada pessoalmente, ou seja, entre vendedor ou representante e o cliente, ou eletronicamente que é o método mais utilizado atualmente, através da internet.
O RECEBIMENTO DO PEDIDO:
Antes de se poder atender os pedidos, existem várias tarefas que têm de ser realizadas ao receber o pedido, são elas: verificar a exatidão das informações contidas, tais como, a descrição, a quantidade e o preço dos itens; conferir se há existências dos itens encomendados (estoques); preparar os documentos necessários para o pedido; verificar a situação de crédito do cliente; transcrever as informações do pedido à medida das necessidades; e fazer a faturação. Estas tarefas são indispensáveis e podem ainda surgir outras adicionais de preparação, antes do pedido ficar pronto. Já existem sistemas automatizados para realizar estas tarefas.
Os avanços tecnológicos assumem grande importância no recebimento de pedidos, sendo que os códigos de barras são os que maiores benefícios trazem para estas atividades. Estima-se que os códigos de barras podem reduzir em bilhões de dólares o total de gastos das empresas, pois melhoram significativamente as cadeias de suprimentos.
O recebimento de pedidos também sofreu uma grande mudança com a utilização de computadores, que substituem a contagem de existências manualmente e as ações de transcrição. Desta forma, o tempo do ciclo do pedido (desde a entrada até a entrega para o cliente) são hoje muito mais reduzidos do que à alguns anos atrás.
A distribuição de tarefas no atendimento de pedidos, a colheita dos pedidos, os seus limites de tamanho e o seu momento de entrada afetam o tempo de ciclo, ou seja, se uma equipe de vendas se organizar e realizar várias tarefas ao mesmo tempo, vão conseguir reduzir o tempo de ciclo do pedido. Também pode ser imposto um volume mínimo de pedidos aceites, o que reduz os custos nos transportes. Juntando vários pedidos paralelos que vão para a mesma região, pode ser criada uma rota de transportes eficiente que vai reduzir substancialmente os custos (Ballou, p. 123-125).
ATENDIMENTO DOS PEDIDOS:
O atendimento pretende realizar as seguintes tarefas: adquirir os itens mediante retirada dos estoques, produção e compra; embalar os itens para embarque; programar o embarque das entregas; e preparar a documentação para o embarque. Algumas destas atividades podem ser realizadas paralelamente às do recebimento de pedidos, reduzindo assim o tempo de ciclo.
As prioridades de atendimento que são estabelecidas têm influência no tempo total de processamento. Nem todas as empresas definem regras para a entrada e processamento de pedidos, o que gera atrasos significativos nos pedidos dos cientes. A definição de prioridades de atendimento evitam que os atrasos se deem relativamente aos pedidos dos clientes mais importantes. Algumas regras de priorização:
• Primeiro a ser recebido, primeiro a ser processado;
• O pedido de menor tempo de processamento;
• Os pedidos com ordem de prioridade especificada;
• Primeiro os pedidos menores e menos complexos;
• Os pedidos com menor prazo de entrega;
• Os pedidos com menos tempo até à data de entrega.
A escolha das regras de prioridade tem relação com os critérios de justiça para os clientes. Quando não há estoques suficientes para atender o pedido ocorre o parcelamento do embarque. Logo o tempo de processamento do pedido poderá ser maior do que o esperado.
Para evitar entregas parciais e grandes demoras na informação sobre a situação dos pedidos, deve-se reter o pedido até à reposição dos itens em falta. Evidentemente, isto não é uma boa opção do ponto de vista do cliente, portanto tem de ser uma opção ponderada entre os custos de informação e transporte e o benefício da manutenção do nível dos serviços. Esta decisão requer procedimentos de processamento sofisticados (Ballou, p. 125).
RELATÓRIO DA SITUAÇÃO DO PEDIDO:
A última atividade do processamento de pedidos pretende manter os clientes informados acerca de quaisquer atrasos que possam ocorrer. As etapas deste processo são o acompanhamento e localização dos pedidos ao longo de todo o seu ciclo; e a comunicação ao cliente da localização do pedido e a previsão da data da sua entrega. Esta atividade não tem influência no tempo de ciclo do processamento do pedido porque é feita paralelamente às outras atividades.
A tecnologia tem grande influência no acompanhamento da situação dos pedidos. Por exemplo, as empresas de transporte de encomendas conseguem informar os seus clientes da localização dos produtos que transportam através de códigos de barra com leitura a laser e uma rede mundial de computadores e software projetado de propósito para estas empresas, que é aperfeiçoado constantemente. Estes sistemas de informação conseguem identificar quem recebeu determinada encomenda, assim como a sua localização física. (Ballou, p. 125-126).
O relatório de andamento pode não diminuir o tempo total de ciclo do pedido, mas pode ser importante elemento do composto de serviços oferecidos ao cliente.
NOTA: Alunos, no exemplo abaixo explorei os processos mais importantes que ocorre dentro de cada departamento envolvidos na entrada e processamento de um pedido de Vendas, embora possam ocorrer imprevistos ou outros processos paralelos, vamos estudar os mais importantes.
Leiam com muita atenção e analisem cada detalhe. Esse exemplo encerra com a elaboração do relatório da situação do pedido.
EXEMPLO DE UM PROCESSAMENTO DE UM PEDIDO INDUSTRIAL:
Os processamentos de pedidos são feitos nas mais variadas situações. Neste exemplo, iremos abordar um pedido industrial. Um fabricante, mais concretamente a fabricante de sandálias de borracha Passo Leve recebeu um pedido dia 01/06 de 63.000 pares de “ chinelos padrão” na cor branca.
Vamos acompanhar passo a passo desse pedido em cada departamento da nossa empresa Passo Leve. As atividades que vocês alunos irão desenvolver já foram estudadas nas aulas anteriores.
Após o pedido ser analisado pelo gerente de vendas (análise de preço, crédito, viabilidade de produção, prazo de entrega), o próximo passo é a verificação de estoques de matéria prima.
Vamos para o Departamento de Almoxarifado verificar os estoques. Alguns dados precisamos saber tais como:
Matéria-prima e material de embalagem utilizados:
• Placas de borracha nas medidas de 60 x 90 cm e cada placa produz 9 pares de chinelo;
• As Tiras dos chinelos;
• Embalagem primária nas medidas de 300 x 100 x 60mm
• Embalagem secundária nas medidas de 400 x 250 x 180mm com 12 pares cada;
• Paletes nas medidas de 1000 x 1200mm com 72 caixas cada.
Segunda-feira, dia 15____
COPIE NO CADERNO - atividade de escrita e resolução que será corrigida/revisada.
Atividade 1
a) Calcular quantas placas de borracha que a Passo Leve irá precisar para produzir o pedido de
63.000 pares.
b) Calcular quantos pares de tiras serão necessárias
c) Calcular a quantidade de caixas primárias necessárias;
d) Calcular a quantidade de caixas secundárias necessárias;
e) Calcular a quantidade de paletes necessários.
Atividade 2
Após calcular as quantidades dos materiais necessários para atender o pedido de 63.000 pares de chinelo vamos para a próxima etapa que é a verificação dos estoques:
Consultando as Fichas de Controle de Estoques encontramos os seguintes estoques:
a) Placas de borracha = 1.300
b) Pares de tiras = 11.700
c) Caixas primárias = 15.000
d) Caixas secundárias = 975
e) Paletes 1000 x 1200mm = 14
Calcular a quantidade que será necessário comprar de cada item para atender o pedido de 63.000 pares.
Terça-feira, dia 16_____
COPIE NO CADERNO - atividade de escrita e resolução que será corrigida/revisada.
Atividade 3
O recebimento de um grande pedido de vendas envolve praticamente todos os departamentos da empresa incluindo o departamento financeiro. É nesse departamento que através da análise do fluxo de caixa irá retornar quais seriam as melhores condições de pagamento.
Na próxima etapa calcular os custos para reposição dos materiais faltantes para atender o pedido.
Fazendo cotação de preços e prazos de entrega com 3 fornecedores os custos unitários e o prazo de entrega mais favoráveis são os relacionados abaixo:
a) Placa de borracha = 15,00
b) Par de tiras = 1,90
c) Caixas primárias = 0,95
d) Caixas secundárias = 2,95
e) Paletes = 32,00
f) Somar o total dos custos.
OBS.: O prazo de entrega para os materiais acima é de 7 dias. O pedido de compras foi emitido dia 02/06.
Quarta-feira, dia 17_____
COPIE NO CADERNO - atividade de escrita e resolução que será corrigida/revisada.
Atividade 4
Capacidade de produção - A capacidade de produção diz respeito ao número máximo de unidades de produção que uma organização é capaz de fazer com seus recursos disponíveis, tais como máquinas e mão-de-obra produtiva. Desse modo, ao realizar projeções financeiras para uma empresa deve-se garantir que ela terá capacidade e recursos de produção suficientes para fabricar os produtos necessários para alcançar a previsão de vendas e, por consequência, garantir os níveis de estoque necessários.
O primeiro passo para entender a capacidade produtiva é calcular a capacidade da máquina por hora.
Alguns dados que precisamos conhecer da linha de produção da Passo Leve:
Quantidades de máquinas de corte = 5 máquinas que produzem cada uma 100 pares por hora;
Quantidades de máquinas de colocação das tiras = 4 máquinas que produzem cada uma 125 pares por hora;
Jornada de trabalho = 8 horas úteis diárias;
Quantidade de operadores por máquina de corte = 2 operadores para cada máquina;
Quantidade de operadores por máquina de colocação das tiras = 3 operadores para cada máquina.
Calcular:
a) Produção total por dia;
b) Quantos dias seriam necessários para produzir o pedido de 63.000 pares.
c) Quantas horas seriam necessárias para produzir o pedido de 63.000 pares;
d) Sabendo-se que cada funcionário custa para a empresa 10,00 por hora, calcular o custo total da mão de obra para a produção do pedido de 63.000 pares de chinelos.
OBS.: O setor de programação da Passo Leve programou a produção para início dia 10/06.
Quinta-feira, dia 18____
COPIE NO CADERNO - atividade de escrita e resolução que será corrigida/revisada.
Atividade 5
Entrega do pedido – A fabricante de chinelos de borracha Passo Leve tem apenas 1 veículo próprio para entregas com capacidade para 16 paletes.
O salário mensal do motorista é 2.700,00.
O cliente fica localizado à 178 km de distância (somente ida)
O custo do veículo é de 4,76 por km rodado
O custo de 1 ajudante para descarga é de 100,00 a cada entrega.
O custo da diária do motorista para refeições é de 50,00 a cada entrega.
O cliente recebe apenas uma viagem por dia.
OBS: Foi combinado entre a Passo Leve e o cliente que as entregas iriam iniciar apenas quando terminasse toda a produção.
Calcular:
a) A quantidade de viagens para entregar todo o pedido ao cliente.
b) Quantos dias serão necessários para entregar todo o pedido.
c) Qual o custo total por Km rodado para entregar todo o pedido.
d) Qual o custo total do salário do motorista para entregar todo o pedido.
e) Qual o custo total do ajudante para entregar todo o pedido.
f) Qual o custo total da diária do motorista para entregar todo o pedido.
g) Somar o custo total para a entrega de todo pedido.
Sexta-feira, dia 19_____
COPIE NO CADERNO - atividade de escrita e resolução que será corrigida/revisada.
Atividade 6
RELATÓRIO DA SITUAÇÃO DO PEDIDO:
A última etapa do exemplo sobre a fabricante de chinelos de borracha Passo Leve que recebeu um pedido de 63.000 pares de chinelos é a elaboração, o preenchimento do Relatório da situação do pedido. A elaboração correta desse relatório serve de apoio para os atendentes de vendas, para compras, para produção, para o setor de custos, para o setor de transportes e principalmente para o cliente onde demonstra a posição do pedido e o seu ciclo.
Alguns dados para complemento:
Cliente: Atacadão Cinderela
Data da entrada do pedido: 01/06
Descrição do item: Chinelos Padrão
Data para entrega: 12/06
Quantidades, custos unitários e custo total de cada material utilizado abaixo:
Placas de borracha de 60 X 90cm;
Pares de tiras;
Caixas primárias;
Caixas secundárias;
Paletes.
Custo total:
Prazo para produção do pedido:
Quantidade de dias
Quantidade de horas
Custo total da mão de obra para fabricação do pedido
Entrega do Pedido:
Quantidade de viagens para entregar o pedido
Custo total do veículo
Custo total do salário do motorista
Custo total do ajudante
Custo total da diária do motorista (refeições)
Custo total de entrega
Soma dos custos totais ( Materiais, mão de obra e entrega)
Total em dias do ciclo do pedido desde a entrada do pedido até a última entrega para o cliente.
----------------
Fique bem, fique em casa!
